株式会社鈴弥洋行 社員がワクワク働ける空間へオフィスをリニューアルした事例

施工レポート

今回は、鈴弥洋行の実体験をもとに、オフィスづくりを考える上で必要なポイントと得られた効果をお伝えします。

ワクワク働ける空間を実現する3つのポイント

鈴弥洋行では、ワクワク働ける空間には、次の3つがポイントだと考えています。

１．業務効率の改善による生産性の向上

オフィスで物品やデータが整理されていて「どこに」「何が」あるかが「誰でも」わかる空間であれば、「必要なものを探す」ということに時間を使う必要はなくなります。環境の不備による時間のロスをオフィス環境から改善していくことで業務効率の改善が実現可能です。

２．コミュニケーションの活性化とストレスの低減

ストレスを感じやすいオフィスでは社員が本来のパフォーマンスを発揮することはできません。プライバシー・音・明るさなど最低限の環境を整えるだけでなく、コミュニケーションが適切に取れる空間をつくることで、社員もストレスを低下させ、仕事の質を向上させます。

３．企業のイノベーションを促進

業務中に体を動かせるスペース・仮眠をとれるスペース・語らい合えるスペースなどの設備には「リラックス」や「部署を跨いだコミュニケーション」を生むという特徴があります。
それらが業務スペースとシームレス（継ぎ目なく）に繋がっていれば、オフィスはもう「ただ仕事をするだけの空間」ではなくなり、イノベーション（革新）を生み出す空間となります。

ワクワク働ける空間を実現するために進めたこと

WAKU WORK LABOのオフィスは「ABW」という考え方に基づいて作られています。
ABWは、「Activity Based Working」の頭文字をとった言葉で、「その時々の仕事の内容に合わせて働く場所を自由に選べる働き方」を指します。フリーアドレスやテレワークなどもABWに基づいた施策の一部になり、最近では多くの企業がオフィスに取り入れています。

鈴弥洋行では、ABWを実現するため、オフィスにフリーアドレスを導入し、ペーパーレス化を進めました。

フリーアドレス

フリーアドレスとは、社員が自席を持たない座席形式を指します。鈴弥洋行では、社員はどこに座って仕事をしてもよいルールになっており、一日の中でこまめに席を移動して仕事することも当たり前になっています。結果として、部署・役職などの垣根をなくし、社員間のコミュニケーションが活性化されました。

また、社員間の情報共有が円滑となり、生産性向上も実現しています。

ペーパーレス

どこでも仕事ができるというフリーアドレスの利点を最大限に生かすためには「紙の書類を持ち歩かなくてもノートPC一台あれば仕事ができるオフィス環境づくり」が必要です。デジタル化が進んだことで、パソコンがあればどこでも仕事が可能になりました。その結果、90%の紙文書を削減ができ、散乱した書類の中から必要書類を探す手間も削減されたことで、業務の効率化にも繋がっています。
ペーパーレス化を進めるうえで実際に取り組んだ内容が以下になります。

• サーバー/クラウドストレージ導入

どこにいても共通の保管庫からデータを取り出したり追加できたりするように、まずはデータの保管スペース確保が必要です。

• スキャンの慣習化

複合機でスキャンをすると共有フォルダや本体ハードディスクにデータが保管されるので原本はその場でシュレッダーにかけられます。

• パーソナルロッカー設置

各自にキャビネットを設けない分、全員にパーソナルロッカーを設けています。収容量はワゴンの1/2程度。個人スペースを最小限にして「紙を保管させない」仕組みに。

• クラウドサービス活用

見積書・日報・報告書などの作成や共有はすべて営業支援型グループウェアの中で行います。紙に出力するのはお客様に持参する必要があるときのみで済みます。

• 電子契約システムの活用

長期保管が必須となる契約書についても、電子契約システムを活用することで紙での保管を減らし、かつ紛失や破損などのセキュリティリスクも下げます。

ここからは以前のオフィスをご紹介します。
鈴弥洋行もリニューアルをする前まではお見せできるようなオフィスではなく、紙に溢れ、非効率な業務も多くありました。

ここからは、3つのポイントを考慮してリニューアルしたオフィスをご紹介します。

１階　執務スペース・ミーティングスペース・集中ブース・個人ブース・会議室

執務スペース

執務スペースは、部署・役職などの垣根をなくし、社員が自由に席を選べるスタイルにしました。
これにより隣に座るメンバーが毎日変わるため、部門を超えたコミュニケーションが活性化しました。その時の気分や業務内容に合わせて席を選択できるため、社員の自主性も向上しています。

仕事への満足度にはオフィス内の「空間の多様性・バリエーションの多さ」が大きく影響します。ひとり仕事の「ソロワーク」と、複数でコミュニケーションをとって行う「チームワーク」の両方が、それぞれ心地よく混在している状態をつくることでフリーアドレスは最大の魅力を発揮します。そのため、WAKUWORKLABOでは20種類のワークスペースを設けています。

ミーティングスペース

ソファタイプのミーティングスペースです。ファミレス席とも言われます。
オープンな空間と座り心地の良いソファにより議論が活発化します。モニターを設置したことで画面を見ながら打ち合わせを進めることもでき、1on1から複数人の打ち合わせが可能です。

個室ブース（左）、集中ブース（右）

個室ブースと集中ブースです。
個室ブースは防音性の高い空間により社外とのWeb会議で重宝されます。
集中ブースは周りからの視線を切り、1人での作業を黙々と進める際に活用できます。吸音性のあるパーテーションを使用したことで一定数の吸音効果も期待できます。

会議室

会議室は高級感のある什器にガラスパーテーションを使用したオープンかつ明るい雰囲気の空間にしました。大画面のモニターを使用しながら社内の打ち合わせから、Web会議の用途でも活用しています。

2階　コミュニケーションエリア

リフレッシュスペース

2階にあるリフレッシュスペースです。お昼の時間を過ごす社員が活用することや、仕事中に場所を変える事で気分転換をする際に活用することがあります。

カウンター

カウンター席になります。視線が外を向くため、周りを気にせずに集中することができるスペースです。

レクリエーションスペース

こちらは打ち合わせテーブル兼卓球台になります。休憩時間にここで体を動かすことでリフレッシュする社員もいます。

キャンピングスペース

アウトドア用意を用いたキャンピングスペースです。非日常の空間を感じられるため、考え事をする際などに効果的です。また、打ち合わせと使用する場合は、活発な意見も出やすく、いつもと違った話も出てきます。話しにくい相談もしやすいスペースです。

セミナースペース

オープンなセミナースペースになります。ここでは、セミナーの他、研修を実施しています。

大会議室

クローズドな大会議室です。先ほどのオープンスペースとは違い、クローズドな会議は主に機密性の高い内容を話し合う際に活用しています。また、前方の壁は全面をホワイトボードにしています。

パウダールーム

女性社員専用のパウダールームです。プライベート空間を確保したことで女性社員の満足度が向上しました。パウダールームを設置したことで女性の応募者数が倍増しています。

ペーパーレスによる効果

いかがでしたでしょうか？
鈴弥洋行のオフィスは、地方における先進的な働き方を自らが実践することで実体験をベースにワクワク働ける空間をオフィスのリニューアルで実現しています。

オフィス見学ツアーを無料にて開催しておりますので、ご興味がありましたらお気軽にお問い合わせください。オフィス見学ツアーを通じて、実際に取り組んだ内容や得られた効果を実感していただけます。

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